Vedtægter for IK Hellas

Foreningens navn er 'IK Hellas'.

Foreningen er stiftet den 3. april 1933.

Foreningens hjemsted er Roskilde kommune.

§ 2

Foreningens formål er at virke til fremme for atletik, motion og beslægtede idrætsgrene.

Foreningen kan udvide sit virke med optagelse af andre idrætsgrene i henhold til § 15.

Foreningen skal være medlem af Dansk Atletik Forbund, men kan være medlem af andre organisationer og foreninger.

§ 3

Der kan optages aktive medlemmer i foreningen.

Der kan optages enkeltpersoner og familier. Familier består af mindst to personer, som skal have samme folkeregisteradresse.

Ethvert medlem skal overholde Dansk Atletik Forbunds regler.

Enhver indmeldelse skal godkendes af bestyrelsen.

§ 4

Kontingentet fastsættes af den årlige ordinære generalforsamling for det kommende år.

Der fastsættes et kontingent for aktive medlemmer. Der fastsættes endvidere kontingent for familier.

Det er medlemmernes pligt at betale kontingent rettidigt.

Bestyrelsen fastsætter opkrævningsformen og kan pålægge rykkergebyr for for sen betaling af kontingent. Rykkergebyret udgør første gang 1/10 af kontingentrestancen, herefter 1/2 af kontingentrestancen ekskl. rykkergebyr.

§ 5

Kontingentet betales kvartalsvis forud og forfalder den

1. januar – 1. april – 1. juli og 1. oktober.

Når et medlem er i kontingentrestance med mere end 2 måneder, skal kassereren pr. brev eller mail opfordre vedkommende medlem til at betale inden 10 dage.

Er det skyldige beløb inkl. eventuelt rykkergebyr ikke betalt inden fristens udløb, kan bestyrelsen slette medlemmet, der ikke kan optages igen, før det skyldige kontingent inkl. eventuelt rykkergebyrer er betalt.

Indtil skyldigt kontingent inkl. eventuelt rykkergebyr er betalt, har medlemmet ikke ret til at deltage i foreningens aktiviteter.

§ 6

Hvis et medlem ønsker at udtræde af foreningen, skal meddelelse herom ske til kassereren inden den 15. i den sidste måned i det pågældende kvartal.

Medlemmet er da udtrådt af foreningen fra førstkommende kvartal.

§ 7

Eksklusion af medlemmer foretages af bestyrelsen, men kun såfremt medlemmet i sit forhold til foreningen aktivt modarbejder denne eller udviser en for foreningen og dens medlemmer stærkt upassende opførsel.

Eksklusion skal forelægges en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvis den pågældende ønsker det. Forlangende om en ekstraordinær generalforsamling i denne anledning skal indsendes skriftligt til bestyrelsen senest 14 dage efter eksklusionen.

§ 8

Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

§ 9

Foreningen ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, det vil sige 1 formand og 4 medlemmer.

Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen med 1 formand og 1 medlem i lige år og 3 medlemmer i ulige år. Hvert år vælges 2 suppleanter til bestyrelsen.

Foreningen tegnes udadtil af formanden og kassereren hver for sig. Formand og kasserer bemyndiges til hver for sig at underskrive på bankkonti samt at meddele prokura. Formand og kasserer må alene acceptere aftaler, der er i overensstemmelse med bestyrelsesflertallets beslutninger. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse for de på foreningen påhvilende forpligtigelser.

Foreningen hæfter kun for sine forpligtigelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue.

§ 10

På hver ordinær generalforsamling nedsættes efter forslag fra bestyrelsen følgende udvalg til løsning af opgaver i henhold til § 2 stk. 1 samt specialopgaver:

Først nedsættes udvalgene. Dernæst vælges medlemmer til de nedsatte udvalg. Der skal være mindst to medlemmer i hvert udvalg.

Medlemmerne vælges for 1 år med mulighed for genvalg. I det år hvor udvalget nedsættes, vælges det ene medlem for 2 år og det andet medlem for et år. Medlemmerne kan genvælges.

Bestyrelsen kan udpege bestyrelsesmedlemmer til de nedsatte udvalg.

Bestyrelsen kan udstyre udvalgene med eget budget. Udvalgene skal til brug for klubbens samlede regnskab føre et særskilt og dokumenteret regnskab for deres aktiviteter.

Efter nedsættelsen af udvalget konstituerer det sig med formand, og i fald udvalget har eget budget med en kasserer.

§ 11

Bestyrelsen kan nedsætte andre udvalg (ad hoc-udvalg) end de i § 10 nævnte udvalg til løsning af specialopgaver.Bestyrelsen udarbejder en veldefineret arbejdsbeskrivelse eventuelt i samarbejde med udvalget.

I øvrigt gælder § 10 for ad hoc – udvalg.

§ 12

Til at revidere foreningens regnskab vælges 2 revisorer, der skal revidere regnskabet forud for den årlige generalforsamling. Revisorerne vælges for 2 år ad gangen med en på valg hvert år. Hvert år vælges der en revisorsuppleant.

Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god revisionsskik og i overensstemmelse med reglerne i lov om støtte til folkeoplysning.

§ 13

Bestyrelsesmøder afholdes så ofte bestyrelsen finder det fornødent, dog mindst en gang hvert kvartal og indvarsles af formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer. Møderne indkaldes med mindst 8 dages varsel med en foreløbig dagsorden.

Der føres protokol over forhandlingerne.

Bestyrelsen vælger selv næstformand, kasserer og sekretær.

Bestyrelsen kan overlade regnskabsfunktionen til en person udenfor bestyrelsen eller et revisionsselskab. Bestyrelsen kan give den pågældende person eller selskab fuldmagt til at disponere over konti m.m. i nærmere beskrevet omfang.

Formanden og kassereren kan ikke være samme person.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, men er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer, herunder bestyrelsesformanden er til stede. Er bestyrelsesformanden ikke til stede, skal mindst 4 medlemmer være til stede, for at bestyrelsen er beslutningsdygtig. Alle afgørelser træffes med simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Forfald til møderne skal meldes til formanden. Ved formandens forfald indtræder næstformanden i dennes sted med alle rettigheder og pligter.

Udebliver et bestyrelsesmedlem uden at have meddelt forfald fra to på hinanden følgende møder, betragtes vedkommende som udtrådt af bestyrelsen.

Udtræder et bestyrelsesmedlem, indtræder en af de valgte suppleanter i bestyrelsen indtil førstkommende generalforsamling.

§ 14

Foreningen fører medlemsfortegnelse, forhandlingsprotokol og udarbejder regnskab i overensstemmelse med såvel god bogføringsskik som god regnskabsskik.

§ 15

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afgør ved simpelt flertal de forslag, der i henhold til dagsordenen forelægges den.

Vedtægtsændringer, herunder optagelse af andre idrætsgrene i foreningen, kræver mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Når generalforsamlingen er lovlig indkaldt, er den beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. For at have stemmeret på generalforsamlingen kræves 3 måneders medlemskab. Et medlem i kontingentrestance har ikke stemmeret.

Skriftlig afstemning skal foretages, når blot 5 stemmeberettigede deltagere fremsætter ønske herom.

Der føres protokol over vedtagne beslutninger. Protokollen underskrives af mødets dirigent og har fuld beviskraft for, hvad der er vedtaget.

Medlemmer under 14 år har ikke stemmeret.

§ 16

Den ordinære generalforsamling afholdes i marts måned. Generalforsamlingen skal indkaldes med 3 ugers varsel på klubbens hjemmeside eller på anden måde, således at alle medlemmer er bekendte hermed.

Dagsordenen for generalforsamlingen skal indeholde følgende:

Valg af dirigent.

Formandens beretning.

Beretning og eventuel regnskabsaflæggelse af udvalgene i henhold til § 10 og § 11.

Kassereren fremlægger revideret regnskab.

Vedtagelse af det kommende års budget og kontingent.

Behandling af indkomne forslag.

Valg af:

Bestyrelse i henhold til § 9

Bestyrelsessuppleanter i henhold til § 9

Medlemmer til udvalg i henhold til § 10

Revisorer og revisorsuppleant i henhold til § 12.

Eventuelt.

Forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes til formanden senest 2 uger før generalforsamlingen. Senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse skal bestyrelsen ved opslag i klubhuset eller på anden måde gøre medlemmerne bekendt med den endelige dagsorden og de bilag, som ønskes behandlet. Et lovligt varslet forslag kan kun behandles på generalforsamlingen, hvis forslagsstilleren møder.

§ 17

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes så ofte, bestyrelsen anser det for nødvendigt, eller hvis 20 af foreningens medlemmer skriftligt begærer det overfor formanden med motiveret dagsorden.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes på samme måde og med samme frist som ordinær generalforsamling. Indkaldelse skal ske senest 1 måned efter modtagelse af begæring herom.

Dagsorden ved ekstraordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

Valg af dirigent

Indkomne forslag

Et lovligt varslet forslag kan kun behandles på ekstraordinær generalforsamling, hvis forslagsstilleren møder.

§ 18

Bestyrelsen vælger selv sine repræsentanter i de unioner og forbund, foreningen tilhører. Bestyrelsen kan lade sig repræsentere ved andre end bestyrelsesmedlemmer.

§ 19

Foreningens midler indsættes i pengeinstitut efter bestyrelsens valg.

På driftskonti kan der disponeres af formanden, kassereren eller den/det i § 13, 4. afsnit omtalte person eller revisionsselskab hver for sig.

§ 20

Klubdragten lever op til Dansk Atletik Forbunds regler. Klubdragtens udseende besluttes på generalforsamlingen ved almindelig stemmeflerhed.

Klubdragtens udseende er senest revideret ved generalforsamlingen i IK Hellas den 8. marts 2011

§ 21

Foreningen kan kun ophæves, når 2 på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 4 ugers mellemrum vedtager en enslydende beslutning herom med mindst 2/3 af de afgivne stemmer.

Generalforsamlingen fastsætter da anvendelsen af foreningens eventuelle formue og aktiver.

Vedtaget med sin fulde ordlyd på ordinær generalforsamling den 17. marts 1999 med ændringer vedtaget på den ordinære generalforsamling den 19. marts 2002, 11. marts 2008, 15. marts 2016, 14. marts 2017 samt 12. marts 2019.